Популярный Microsoft Excel позволил любому человеку легко обрабатывать массивы данных, изначально используемые бухгалтерами и аналитиками. Но самое продаваемое в мире программное обеспечение для работы с электронными таблицами также способствовало и распространению ошибок в вычислениях.

Около 90% электронных таблиц содержат ошибки, как показывает анализ нескольких исследований. «Электронные таблицы, даже после тщательной проверки, содержат ошибки в 1% или более ячеек всех формул», – пишет Рэй Панко, профессор управления ИТ в Гавайском университете и авторитет в области неправильных методов работы с электронными таблицами.

«В больших таблицах с тысячами формул будут десятки необнаруженных ошибок».

По словам Microsoft, в мире насчитывается около 1 миллиарда пользователей Office, «ошибки в электронных таблицах – это своеобразная пандемия», – говорит Панко.

“Точное Гарвардское” исследование

Такие ошибки могут не только привести к просчетам в семейных бюджетах и искаженным балансовым отчетам на малых предприятиях, но также – привести к сомнительному обоснованию глобальной фискальной политики, на что указывает случай математической ошибки в Гарвардском экономическом исследовании.

Не учтя некоторые ячейки таблицы в своих расчетах, исследование экономистов Кармен Рейнхарт и Кеннета Рогоффа, преувеличило влияние долгового бремени на экономический рост страны.

Проблема настолько широко распространена, что в настоящее время существуют целые проекты, посвященные искоренению непредвиденных ошибок в Excel, такие как EuSpRIG (European Spreadsheet Risks Interest Group).

Нет сомнений в том, что электронные таблицы являются мощным инструментом, необходимым для функционирования современного мира. Тем не менее, здоровый уровень верификации результатов – необходим.

«Бензопилы – это тоже очень хороший инструмент, но кто бы их использовал без защитного кожуха?»

Люди не принимают мер предосторожности, чтобы удостовериться в корректности их работы. На самом деле, во многих случаях все, что требуется, чтобы поймать эти ошибки, – это объективный взгляд со стороны.

Простые способы проверки

В то время как немногие публикуют книгу или статью без предварительного ее редактирования и проверки орфографии, электронные таблицы часто отправляются в работу в том же виде, в котором были созданы.

Рецензирование – это золотой стандарт в академических исследованиях и лучшая самозащита для бизнес-пользователей электронных таблиц.

В последние годы также растет осознание этой проблемы, и в настоящее время существует несколько программ сертификации. Они разработаны для обеспечения создателей таблиц передовыми методами проверки.

Но даже те, у кого нет в команде свободных рук дважды проверять свои таблицы, могут предпринять дополнительные шаги, чтобы минимизировать ошибки. Технически, ошибка в Гарвардском исследовании могла быть обнаружена с помощью простых тестов, таких как нажатие “Ctrl + [“ в формуле, чтобы показать, какие клетки участвуют в расчете.

Есть также много программных инструментов, таких как XLTest, чтобы указать на структурные недостатки. Среди услуг аналитики нашей компании можно всегда подобрать подходящий сервис для решения задачи.

Простые арифметические ошибки могут быть опасными, но использование электронных таблиц, скорее всего, будет продолжаться, как и прежде. Несмотря на это давние свидетельства, большинство корпораций уделяют мало внимания вероятности серьезных ошибок в электронных таблицах.

Рекомендованные материалы:

Способы проверки данных в MS Excel

Руководство по проверке данных Excel

Бизнес-аналитика: как отказаться от Excel, не отказываясь от него

3 Reasons Why Replacing Microsoft Excel Is Worth Money To A Boss (3 причины зачем замена Microsoft Excel выгодна руководителю)